Chu trình PDCA - Chu trình cải tiến liên tục trong hệ thống quản lý chất lượng!

1.PCDA là gì? PCDA mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp ?

a/ PCDA là gì?

Chu trình PCDA là một mô hình được thiết kế để mang tới sự thay đổi. Nó là yếu tố thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn và là điều kiện tiên quyết quan trọng để cải tiến liên tục con người và quy trình trong tổ chức, doanh nghiệp hiện đại.

Với hình ảnh là một vòng tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng theo chiều kim đồng hồ, chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lí chất lượng là sự cải tiến liên tục không bao giờ ngừng, nó kiểm tra một cách có hệ thống các giải pháp khả thi, đánh giá kết quả và thực hiện các giải pháp được chứng minh là có hiệu quả.

PCDA đã trở thành một khuôn khổ rộng rãi cho những cải tiến không ngừng trong sản xuất, quản lý và các lĩnh vực khác.

Chu trình PCDA là một phương pháp 4 giai đoạn đơn giản cho phép tránh các lỗi lặp lại và cải thiện các quy trình, P-D-C-A là viết tắt của:

- Plan (Lập kế hoạch) : Xác định và phân tích vấn đề hoặc cơ hội, phát triển các giả thuyết về vấn đề có thể là gì và quyết định thử nghiệm cái nào

- Do (thực hiện): Thực hiện kế hoạch đã lập.

- Check  (Kiểm tra ): kiểm tra, nghiên cứu kết quả, đo lường hiệu quả

b/ PCDA mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

-          Chu trình PCDA giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh, giúp doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình của họ để giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng có thể mang lại lợi thế.

-          Nhiều nhà quản lý sử dụng chu trình PCDA để chỉ đạo các tổ chức của họ , vì nó bao gồm các nguyên lý rất cơ bản của việc hoạch định chiến lược.

-          Chu trình PDCA chủ yếu được sử dụng trong lĩnh vực phần mềm để phát triển các chu trình hoạt động của phần mềm, còn trong chu trình sản xuất công nghiệp và dịch vụ nó được sử dụng để phát triển sản phẩm mới

-          Nó cũng được ứng dụng trong quản lý dự án cũng như một số ngành khác và cũng được sử dụng trong việc thay đổi cách quản lí.

2.Các giai đoạn của mô hình PDCA

a/ Lập kế hoạch (Plan)

Ở giai đoạn này, bạn sẽ lên kế hoạch những việc cần phải làm. Tùy thuộc vào quy mô dự án, lên kế hoạch có thể là phần chiếm nhiều nỗ lực nhất của nhóm. Bạn cần đảm bảo những thông tin sau để tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh :

-           Thiết lập các mục tiêu và mục đích để cải thiện hoặc phát triển mà bạn nhắm đến.

-           Mô tả chi tiết nhiệm vụ với những thông số kỹ thuật rõ ràng.

-          Thành lập một nhóm thực hiện và đặt thời hạn

-         Ghi lại các dữ liệu được sử dụng, các nguồn lực cần thiết, chi phí dự kiến, rủi ro và các bước giảm thiểu rủi ro, nhân lực cần thiết, hỗ trợ cần thiết từ quản lý.

-           Lập một kế hoạch thực hiện rồi phân tích từng công việc, người thực hiện, kết quả mong đợi, cách vận hành hoặc hướng dẫn, v.v.

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

b/ Thực hiện (Do)

 Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.

Bạn đã xác định được các điểm cần cải tiến. Hãy lập kế hoạch để thực hiện chúng. Trong kế hoạch này, bạn phải trả lời những câu hỏi sau:

-          Điểm cải tiến nào cần được thực hiện?

-           Khi nào hoàn thành kế hoạch?

-          Cần làm những bước gì để hoàn thành kế hoạch? Thực hiện các hoạt động cải tiến Một khi kế hoạch được thiết lập, nó cần phải được thực hiện. Các hoạt động cải tiến có thể ảnh hưởng đến tiến độ kiểm thử hiện tại.

Sau khi bạn đã đồng ý về kế hoạch , đây là lúc để hành động, bạn sẽ áp dụng mọi thứ đã được xem xét trong giai đoạn trước ở giai đoạn này. Lưu ý ở trong giai đoạn này, vẫn có những rủi ro và sự cố có thể xảy ra.

c/ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch (Check)

Khi bạn đã hoàn thành thử nghiệm của mình, đã đến lúc xem xét và phân tích kết quả. Giai đoạn này rất quan trọng vì nó cho phép bạn đánh giá giải pháp của mình và sửa đổi kế hoạch khi cần thiết.

Trong bước này, bạn cần phải:

-          Đánh giá hiệu quả của các hoạt động cải thiện kiểm thử

-          Đánh giá hiệu quả của các giải pháp

-          Phân tích liệu các giải pháp đó có thể được cải thiện bằng bất cứ cách nào khác không. Giai đoạn này, mục đích là để kiểm tra xem các hoạt động cải tiến có được thực hiện thành công hay không, từ đó đánh giá các mục tiêu có đạt kết quả như mong muốn hay không.

-          Ghi chú tất cả các thay đổi, sai sót, cách làm tốt nhất, điểm khó khăn và thách thức phải đối mặt

-           Xác định nguyên nhân gốc rễ cho các vấn đề

Đánh giá của bạn trong giai đoạn này sẽ hướng dẫn các quyết định của bạn trong bước tiếp theo, vì vậy điều quan trọng là phải xem xét kết quả của bạn một cách cẩn thận.

d/ Hành động (Action)

Ở những giai đoạn trước, bạn đã phát triển, áp dụng và kiểm tra kế hoạch của mình. Giờ đây đã đến lúc hành động. Giai đoạn này nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra. Nếu tất cả đã đi theo kế hoạch, bây giờ bạn có thể thực hiện kế hoạch đã thử và thử nghiệm của mình. Quá trình mới này bây giờ trở thành cơ sở của bạn cho các lần lặp lại P-C-D-A trong tương lai. Khi các lỗi trong quá khứ đã được xác định và tính toán , chu trình PCDA có thể được xác định lại và lặp lại một lần nữa trong tương lai, có thể kết quả tốt hơn theo hướng dẫn mới.

-         Sửa lỗi và tuân thủ các thông số kỹ thuật

-         Xác định các hành động phòng tránh cho tất cả các nguyên nhân ban đầu đã đưa ra

-        Thực hiện các hành động phòng tránh và kiểm tra xem kết quả có như mong đợi hay không.

-         Lặp lại các bước Làm-Kiểm tra-Hành động cho đến khi tất cả các mục tiêu được đáp ứng với sự hài lòng của các bên liên quan.

Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.

3. Một ví dụ để giúp các bạn hiểu rõ về chu trình này như sau:

Công ty bạn sẽ truyền thông quảng cáo về sản phẩm của công ty và bạn bắt đầu lên mô hình PDCA như sau:

-        P (Plan) : Công ty bạn đặt ra mục tiêu mỗi tháng sẽ tiếp cận được 10,000 khách hàng và 5000 khách hàng quan tâm, và để làm điều đó bạn sẽ lên kế hoạch chiến lược marketing.

-       D (Do) : Công ty bạn bắt đầu quảng cáo truyền thông đa phương tiện như Website, Google Search, các Forum, social media, báo chí, điện thoại trực tiếp,….

-       C (Check): Sau một tháng thực hiện và công ty bạn kiểm tra kết quả thì chỉ tiếp cận được 5500 khách hàng và chỉ có 500 khách hàng quan tâm bởi vì hình ảnh sản phẩm không bắt mắt, nội dung truyền tải chưa thu hút.

-       A (Action): Công ty bạn khắc phục các hạn chế đang có và bắt đầu lên kế hoạch lại bước P (Plan) bằng cách cải thiện chất lượng, hình ảnh sản phẩm hơn, lên nội dung lại để truyền thông một cách có hiệu quả.

Cứ thế mà thực hiện tiếp bước D, C, A  và cứ lập lại như vậy cho đến khi bạn hoàn thành được mục tiêu đề ra

Nhìn chung, chu trình PDCA là một mô hình giúp cải thiện hiệu suất quá trình một cách ổn định và có tổ chức qua các giai đoạn Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra và Hành động. Bởi tất cả những điều trên, phương pháp quản lý PDCA sẽ giúp cải thiện hiệu suất của từng giai đoạn một cách ổn định và cân bằng.

 Hi vọng với những chia sẽ trên, các bạn có thể hiểu được PDCA là gì và từ đó có thể lập mô hình PDCA để kiểm soát và cải thiện quá trình chinh mục các mục tiêu mà mình đề ra các bạn nhé!