Triết lý KAIZEN - Nền tảng tạo nên thành công của nhiều doanh nghiệp

Triết lý KAIZEN là gì?

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Nói một cách đơn giản hơn, phương pháp Kaizen dựa trên niềm tin rằng sự cải tiến liên tục, tăng dần sẽ thay đổi đáng kể theo thời gian. Khi các nhóm thực hiện Kaizen, họ tránh được những biến động, bất ổn và những sai lầm thường đi đôi với sự đổi mới.

Mặc dù Kaizen thường được áp dụng cho các quy trình công nghiệp như chuỗi cung ứng và hậu cần, nhưng nó cũng hữu ích cho việc tăng năng suất cá nhân và thói quen làm việc của mỗi người. Triết lý này giống như một liều thuốc giải độc cho mọi người khi trưởng thành hoặc trở về nhà sau một ngày làm việc. Kaizen không nói đến sự hối hả hay làm việc nhiều hơn, nó nói đến sự điều chỉnh hợp lý, chấp nhận thất bại và áp dụng các bài học để làm việc tốt hơn.

10 Nguyên tắc của triết lý Kaizen

Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen:

 1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng

 Theo triết lý Kaizen, người hưởng lợi cuối cùng từ sản phẩm hay dịch vụ chính là khách hàng, bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp không mang lại giá trị cho khách hàng đều cần được loại bỏ. Loại bỏ lãng phí là nguyên tắc cốt lõi trong triết lý Kaizen.

Sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng là nguyên tắc bất biến.

2. Luôn luôn cải tiến

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ hiệu quả hơn cả về mặt thời gian lẫn chi phí so với việc sản xuất ra một sản phẩm hoàn toàn mới.

Việc cải tiến là hết sức cần thiết vì những tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã hay chi phí hiện tại sẽ không thể đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng trong tương lai.

3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”

Phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm tốt nhất có thể theo phương châm “lỗi do tôi, thành công do tâp thể . Từ đó, uy tín doanh nghiệp tăng, sản phẩm và dịch vụ có chỗ đứng vững chắc trên thị trường.

4. Thúc đẩy môi trường văn hóa mở

Xây dựng một môi trường văn hóa mở, văn hóa “không đổ lỗi”, nhân viên dám nhìn nhận sai sót, khuyết điểm của mình và tiếp nhận góp ý từ đồng nghiệp và lãnh đạo để không ngừng hoàn thiện.

Bên cạnh đó, xây dựng tốt hệ thống thông tin nội bộ, trong đó có kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

5. Khuyến khích làm việc theo nhóm

Tổ chức khuyến khích làm việc theo nhóm với sự phân quyền nhất định, theo đó, trưởng nhóm cần nắm rõ nhiệm vụ, có cái nhìn bao quát, có khả năng đánh giá và sắp xếp các công việc cho từng thành viên.

6. Quản lý các dự án kết hợp với các bộ phận chức năng

Theo nguyên tắc này, các nhà quản lý nhân sự cần bố trí hợp lý nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty kể cả tận dụng nguồn lực từ bên ngoài để làm dự án.

7. Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn

Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khóa đào tạo cho nhà quản lý và lãnh đạo, đảm bảo cho quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin tốt đẹp nhất.

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác

Hy sinh quyền lợi của bản thân để có sự đồng nhất với đồng nghiệp vì lợi ích của công ty. Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính của riêng mình, đặt lợi ích công việc lên trên lợi ích của bản thân

9. Thông tin đến mọi nhân viên

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại. Như vậy, việc tổ chức chia sẻ thông tin cho mọi nhân viên chính là một phương thức san sẻ khó khăn, thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả

Thông qua tổng hợp các phương pháp đào tạo: đào tạo đa kỹ năng, khuyến khích và tạo động cơ làm việc, xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc,...

Các bước cơ bản để thực hiện Kaizen

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là Plan (kế hoạch), bước 5 là Do (thực hiện), bước 6 là Check (kiểm tra) và bước 7, 8 là Act (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

• Bước 1 : Lựa chọn quy mô áp dụng Kaizen
Hãy xem xét những dây chuyền sản xuất hay những bộ phận chuyên môn nào thực sự cần đến cải tiến và áp dụng khả thi triết lý Kaizen. Bạn có thể áp dụng thử Kaizen tại một điểm nhất định, khi thấy hiệu quả hãy mở rộng phạm vi tới các đội nhóm, ban phòng rồi trong phát triển mô hình kinh doanh

• Bước 2 : Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
Đánh giá chính xác nhất tình trạng thực tế của doanh nghiệp, để tập trung thực hiện thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh diễn ra hiện tượng nhầm lẫn, thực hiện dở dang do các lỗi như: Nhìn nhận không đúng vấn đề, quá sức, thiếu nguồn lực, chuyên môn… 

• Bước 3 : Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
Sau khi đánh giá doanh nghiệp theo định hướng Kaizen, ban lãnh đạo cần ngồi lại để tìm hiểu các nguyên nhân gốc rễ về vấn đề bạn đang gặp phải. Bạn nên đặt các câu hỏi cụ thể như: Lý do lớn nhất là do đâu? Sai sót còn tồn đọng tại vị trí nào?... trong quá trình giải đáp, sẽ giúp đưa ra các nhận định đúng đắn nhất. 

• Bước 4 : Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
Lỗi ở đâu, thì bạn cần cải tiến ngay chỗ đó. Khi đã xác định được nguyên nhân sâu xa của vấn đề, với kỹ năng lãnh đạo tốt, bạn hãy đề xuất các biện pháp thích hợp. Bạn nên lưu ý rằng những đề xuất này, cần dựa trên các dữ liệu đã thu thập được, tốt hơn hết là những kết quả bằng con số.

• Bước 5 : Thực hiện biện pháp
Đây là thời điểm bạn tiến hành triết lý Kaizen, nghiêm túc theo đúng định hướng đã có. Trong quá trình tiến hành thực hiện Kaizen, các cấp bộ liên quan cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc áp dụng đúng Kaizen vào thực tế hoạt động doanh nghiệp. 

• Bước 6 : Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Measurable (có thể đo lường chính xác) là một trong 5 mục đích chính của SMART, đồng thời là yếu tố then chốt để chọn giải pháp Kaizen hợp lý. 

• Bước 7 : Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
Khi xác nhận kết quả, hãy xem xét còn những nhược điểm, sai sót nào trong quá trình áp dụng thực tế Kaizen. Việc cần làm là bạn phải nhanh chóng sửa chữa, cải tiến, tối ưu lại những sai lệch đó.

• Bước 8 : Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Trong quá trình thực hiện dàn đều triết lý Kaizen, bạn nên kiên nhẫn thực hiện từng bước nhỏ, rút ra kinh nghiệm sau mỗi hoạt động. Bạn đừng quá nôn nóng nhận được kết quả từ Kaizen, tránh những thất bại đáng tiếc.

Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp

Lợi ích hữu hình:
+ Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;
+ Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt...

Lợi ích vô hình:
+ Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;
+ Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;
+ Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;
+ Xây dựng nền văn hoá công ty.

Kết quả của việc sử dụng triết lý Kaizen

Kaizen là lựa chọn thay thế cho cảm giác thất bại mà chúng ta trải qua sau khi đặt ra những mục tiêu, gạch đầu dòng quá tham vọng và khiến chúng ta phải từ bỏ trong vài tuần sau đó. Kaizen sẽ không thay đổi cuộc sống của bạn sau một đêm, nhưng nó sẽ giúp bạn thay đổi từng chút từng chút một để đạt được hiệu quả cao nhất.

Có được sự đột phá mạnh mẽ, đi thẳng tới những vị trí dẫn đầu, chưa bao giờ dễ dàng đối với bất kỳ công ty nào. Thế nhưng, sự cải tiến chậm rãi, không biết ngừng nghỉ, áp dụng đúng các tiêu chuẩn Kaizen chính là nền tảng tạo nên thành công của nhiều doanh nghiệp