Hướng dẫn tạo quản lý công việc của Trung Tâm Bảo Hành

Nov 27, 2020 5:06 PM

Bước 1: 

Click vào nút "Mới" ,  chọn "Bảng mới" ,sau đó sẽ  hiển thị Bảng để điền thông tin "Tên" công việc mà bạn cần quản lý, đó là Trung Tâm Bảo Hành

Chọn Quyền riêng tư : Bí mật hoặc Công khai và chọn "Thêm nhóm" để hoàn tất.

Bước 2: Sau đó hiển thị một bảng trống như phía dưới, chúng ta sẽ bắt đầu tạo danh sách công việc cần quản lý ở đây.

Gõ tên các giai đoạn "Mới tiếp nhận", "Đang làm việc", "Đã giải quyết",  của một trung tâm bảo hành , sau đó chọn "Thêm nhóm", xuất hiện như bảng dưới.

Trong những giai đoạn đó, sẽ có những công việc cần làm, để tạo những công việc cần làm đó, ta click chuột vào "Thêm thẻ khác" và gõ tên những dữ liệu công việc.

Bước 3: Để tạo thêm nhiều trường dữ liệu lưu trữ thông tin công việc, ví dụ trường "Thu tiền", trường "Địa chỉ", trường "Số điện thoại", trường "Email", trường "Tên người yêu cầu",... thì chúng ta sẽ click vào dấu "+" màu xanh nước biển, sau đó xuất hiện nhiều trường dữ liệu cho chúng ta chọn.

Bước 4: Sau khi tạo xong danh sách công việc cần làm của một trung tâm bảo hành, ta sẽ mời các nhân viên bảo hành sữa chữa cùng tham gia vào bằng cách click vào biểu tượng này, rồi nhập địa chỉ email của các nhân viên đó.

Và để gán một công việc cho nhân viên nào đó để hoàn thành nhiệm vụ được giao , ta chỉ cần click vào biểu tượng bên dưới, chọn tên nhân viên cần thực hiện thì sẽ có thông báo trực tiếp đến nhân viên đó để họ có thể tiếp nhận công việc một cách kịp thời.

Bước 5: Để theo dõi tình trạng công việc , ứng dụng Workflow cho phép chúng ta theo dõi chúng dễ dàng bằng màu sắc hơn, bằng cách click vào biểu tượng như bên dưới, chọn "Chỉnh sửa", chọn các màu sắc và gõ tên nhãn dán đó, click dấu "+" để hoàn thành.

Bước 6: Để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ không bị trì trệ công việc, chúng ta sẽ tạo thời hạn deadline cho nhân viên để có thể bàn giao cho khách hàng đúng hạn, bằng cách chọn vào biểu tượng đồng hồ bên dưới, sau đó hiển thị lịch , chọn ngày và thời gian hoàn thành công việc, thiết lập nhắc nhở trước thời hạn deadline 5 phút, 10 phút, 30 phút, 1 giờ, 1 ngày,...

Bước 7: Trong những công việc đó cần theo dõi chi tiết hơn, ta click vào tên những công việc đó, và sẽ hiển thị một bảng phía bên phải màn hình, bao gồm những mục như là "Mô tả", ta có thể gõ những chi tiết công việc ở mục mô tả. Mục "Hoạt động" cũng như những mục chat nhóm chúng ta thường sử dụng, có thể trao đổi thảo luận giữa các thành viên. Mục "Danh sách công việc" chúng ta tạo những công việc nhỏ để hoàn thành công việc lớn, Mục "Tập tin đính kèm" ta có thể tải file từ máy tính hoặc từ Google Drive.

Bước 8: Để tạo mục Tự động hóa công việc, chúng ta chọn "Automations" , hiển thị bảng như dưới, chọn "Tạo automations" , xuất hiện những dữ liệu công việc tự động hóa, và click chọn để tạo.

Dưới đây là những mục tự động hóa công việc đã được tạo



Chúc các bạn quản lý công việc thành công nhé, nếu còn gì thắc mắc, các bạn vui lòng liên hệ hotline 0986005741 hoặc email: [email protected] để được giải đáp tận tình.

Xin chân thành cám ơn các bạn đã theo dõi!

Ngọc Ánh